Техническое задание на комплектацию гостиницы: шаблон

Техническое задание на комплектацию гостиницы должно фиксировать состав текущей закупки, планы и параметры каждой позиции, образцы и границы работ. Передайте поставщикам одну версию задания и сравнивайте предложения по одинаковым строкам товара, доставки и работ на объекте.

Одинаковые итоговые суммы могут относиться к разным наборам товаров и услуг. Чтобы сравнить предложения, подготовьте ведомость, перечень включённых товаров и работ и порядок уточнений. Поля можно перенести в свою таблицу, сохранив связь каждой строки с планом.

Коротко. Начните ТЗ с объекта, текущей партии и сохраняемого оснащения. По каждой позиции укажите модель, размеры, материал, количество и данные подключения. Образцы согласуйте с привязкой к коду позиции. Товар, перевозку и работы сравнивайте отдельными строками со статусами «включено», «отдельно» или «уточнить». Замены вносите в действующую версию только после согласования их влияния на остальные условия.

Соберите исходные данные и обозначьте границы закупки

Запишите город и объект, затем укажите, готовится новая гостиница или обновляется действующая. Для обновления перечислите сохраняемые предметы. Поставщик должен видеть, какие позиции нужно рассчитать и какие существующие вещи учитывать при подборе.

Разделите номера по типам, запишите количество в текущей партии. Общие зоны выделите отдельно. Если планируется несколько очередей, обозначьте состав каждой и желаемую последовательность. Укажите желаемые даты и попросите участников поставки подтвердить, смогут ли они работать по этому графику.

Поле	Что внести
Объект и город	Название для документов и адрес назначения
Ситуация	Новый объект или обновление, границы текущей закупки
Типы номеров	Обозначения, совпадающие с планами
Текущая партия	Перечень номеров и общих зон этой очереди
План	Имя файла, дата и действующая версия
Обмеры	Подтверждённые размеры и ответственный за них
Сохраняемые позиции	Что остаётся и с чем требуется совместить новое
Исходное состояние	Фотографии при необходимости, привязанные к помещениям
Ответственный	Кто собирает ответы и подтверждает исходные данные

Фотографии помогают увидеть состояние помещения, но размеры передавайте на плане и в обмерах. Если сведения расходятся, зафиксируйте вопрос и назначьте проверку. До ответа не переносите спорное значение в графу согласованных параметров.

Составьте ведомость позиций по одному шаблону

Код позиции связывает требование ТЗ, место на плане и строку предложения. Сначала назначьте коды, затем используйте их в вопросах поставщику, согласовании образцов и сообщениях о замене. Если название предмета изменится, сохраните его код во всех документах.

Ниже приведены поля карточки. Если позиций много, эти поля можно расположить столбцами и заполнить по строке на каждый предмет текущей закупки.

Поле позиции	Что записать
Код	Обозначение, которое одинаково используется во всех файлах
Зона и тип номера	Помещение и место позиции в его составе
Наименование	Какой предмет требуется
Модель	Согласованная модель либо статус подбора
Количество	Потребность с указанием, на номер она или на текущую партию
Размер	Подтверждённые габариты либо вопрос на уточнение
Материал и отделка	Точное описание или обозначение согласованного образца
Подключение	Данные питания, подключения или крепления по позиции
Образец	Код образца и статус его согласования
Критерии приёмки	Что и каким способом стороны намерены проверить
Ответственный	Кто подтверждает параметры и закрывает вопросы

Условная короткая строка: «Н-01 | тумба | модель и размеры уточнить». Перед заказом вместо «уточнить» внесите подтверждённые параметры, заполните остальные поля карточки и согласуйте количество.

Для согласованного параметра и вопроса к поставщику заведите разные поля. Например, в поле материала может быть согласованное описание, а в вопросах к позиции оставаться проверка образца. Пока образец не согласован, отметьте его статус как «уточнить». Так поставщик увидит, по каким данным уже можно считать заказ, а по каким требуется ответ.

Зафиксируйте образец и проверяемые параметры

Образец должен однозначно относиться к позиции и версии задания. Запишите, какое исполнение выбрано и кто его согласовал. Сохраните обозначение, по которому его можно будет сопоставить с серией.

Что фиксируем	Как идентифицировать
Связь с заданием	Код позиции и версия ТЗ
Исполнение	Модель, материал и отделка
Размеры	Согласованные параметры выбранной позиции
Образец	Его обозначение, фотография или описание для идентификации
Решение	Дата, согласовавший и статус
Проверка партии	Критерии, способ проверки и ответственный

По фотографии можно опознать образец, но параметры и критерии приёмки всё равно внесите в задание: изображение само по себе не сообщает весь состав требований к товару. Согласуйте, как участники будут проверять соответствие партии выбранному исполнению и где сохранится результат.

Свойства, которые имеют значение для эксплуатации, запрашивайте по выбранной модели и материалу. Не подставляйте срок службы, ресурс или допустимую нагрузку из общего описания другой мебели. В карточке должно быть понятно, какое подтверждение относится к конкретному изделию.

Разделите стоимость товара и работы по месту

Попросите разнести состав расчёта по строкам. Для каждой строки нужны статус, состав и исполнитель. Формулировка «под ключ» без расшифровки не даёт понять, кто разгрузит груз, где он будет храниться и какие подключения выполнит местная команда.

Строка расчёта	Статус и уточнение
Товар	Включено / отдельно / уточнить; модель и исполнение
Образцы	Статус, состав и ответственный
Проверка партии	Статус, способ и исполнитель
Упаковка	Статус и согласованный состав
Доставка	Статус, маршрут и конечная точка
Хранение	Статус, место и принимающий
Разгрузка	Статус и исполнитель на месте
Сборка	Статус и перечень изделий
Монтаж	Статус, состав креплений и исполнитель
Подключения	Статус, перечень подключаемых позиций и исполнитель

Пустая ячейка требует вопроса поставщику. Напишите, например: «По строке разгрузки подтвердите, входит ли она в предложение и кто её выполняет». После ответа внесите договорённость в общую таблицу.

Сравните два предложения на одинаковой версии ТЗ

Сначала проверьте, что оба поставщика считали одну партию по одной версии документов. Если один ответ подготовлен до замены материала или изменения количества номеров, запросите обновлённый расчёт. Сравнение итогов версий с разным составом не показывает разницу условий одной закупки.

Затем пройдите коды позиций. В каждой строке сопоставьте модель, количество, размер, материал и образец. Предложенную альтернативу пометьте отдельно и передайте на согласование. Пока она не принята, сохраняйте исходное требование ТЗ в таблице сравнения.

Условный пример заполнения статусов:

Требование или строка	Предложение А	Предложение Б
Товар по ведомости	Включено; сверить модель	Включено; предложена замена
Разгрузка	Отдельно; уточнить исполнителя	Уточнить; ответа нет
Подключение	Уточнить; требуется перечень	Отдельно; уточнить состав

В своей таблице замените условные ответы сведениями поставщиков, а суммы внесите из их предложений. Если параметр не совпадает с заданием, запишите различие рядом с кодом.

Длинное пояснение удобно раскрывать в отдельной карточке строки:

Поле	Значение для заполнения
Код	Позиция, к которой относится вопрос
Требование ТЗ	Действующая модель или параметр
Различие	Что предложено иначе или пропущено
Вопрос	Что поставщик должен подтвердить
Ответ	Подтверждение с датой и ссылкой на предложение
Решение	Принять, запросить уточнение или оставить исходное требование

После сверки товаров разберите доставку и работы. Сопоставляйте одинаковую конечную точку перевозки, одинаковый состав сборки и подключения. Если в одном предложении часть работ отсутствует, запросите её отдельно и учтите до выбора.

Соберите открытые вопросы в один список и верните каждому поставщику его строки. Получив ответы, убедитесь, что поставщики рассчитали одинаковый состав партии по действующему заданию. Попросите каждого отдельно перечислить товары и работы, которые он исключил из расчёта. Обновлённый итог сохраните вместе с исходным предложением, чтобы было видно, на чём основано решение.

С подготовленным ТЗ можно обратиться в Мебельлюкс: передайте состав закупки и вопросы, которые нужно уточнить для расчёта. Если предложения уже получены, отметьте различия по кодам позиций.

Обсудить комплектацию

Ведите версии ТЗ и согласовывайте замены

Сохраните прежний файл, когда меняете задание. У действующей версии должны быть дата и понятное обозначение, а у правки связь с кодом позиции. Участникам нужно видеть, какой набор требований сейчас используется для расчёта и заказа.

Поле изменения	Запись
Версия и дата	Где появилась правка
Код позиции	Что именно меняется
Прежнее требование	Действовавший параметр или исполнение
Предложенная замена	Новый вариант, пока без статуса согласованного
Причина	Почему поставлен вопрос о замене
Влияние	Размеры, подключения, смежные изделия, стоимость и график
Согласование	Кто и когда подтвердил решение
Статус	Предложено, на уточнении или согласовано

Запишите предложенную замену и проверьте, меняет ли она размеры, подключения, смежные изделия, стоимость или график. После согласования варианта, внесите решение в новую версию ТЗ и передайте её участникам. До согласования вариант остаётся предложенным, даже если его уже добавили в предварительный расчёт.

Условная ситуация: поставщик предлагает изменить отделку. Сверьте обозначение нового образца, спросите о влиянии на остальные параметры и сохраните подтверждение выбора. Если затронуты другие позиции, перечислите их коды в той же записи. Так вопрос по отделке не потеряется между файлом образцов и ведомостью.

Проверьте пакет перед отправкой поставщикам

Соберите действующую версию ТЗ, планы, ведомость и сведения об образцах. Перечислите вложения в сопроводительной записи. Передавайте поставщикам одинаковые исходные файлы и одинаковые пояснения по составу закупки.

• Проверьте обозначение версии и состав текущей партии.
• Сопоставьте коды и количество в ведомости с планами.
• Отметьте сохраняемые позиции и исключения из расчёта.
• Укажите город, объект и получателя вопросов.
• Передайте сведения о готовности помещений, доступе и местных работах.
• Перечислите открытые вопросы с ответственными за ответы.

Согласуйте срок ответа и формат документов. Попросите поставщика в ответе указать версию ТЗ, подтвердить соответствие позиций, перечислить предложенные замены, включённые товары и работы, а также исключения из расчёта. Доставку, хранение, разгрузку, сборку и подключения попросите раскрыть теми же строками, которые используются в задании.

Если вопрос одного участника меняет исходные данные, обновите общий пакет и сообщите об этом обоим поставщикам. Если ответ относится только к его предложению, сохраните его в соответствующей карточке сравнения. Перед выбором убедитесь, что итоговые расчёты опираются на действующее задание.

Какое поле Вашего ТЗ сейчас мешает получить сопоставимые предложения?

Связанные вопросы по мягкой мебели

Для строк с мягкой мебелью полезно отдельно проверить состав цены, доставку и размеры.

• Состав цены комплекта разобран в отдельной статье.
• Что уточнить о доставке и сборке, описано в отдельной статье.
• Как сверить размеры дивана с помещением, показано в отдельной статье.

Эти материалы посвящены домашней мебели. Пригодность выбранного изделия для гостиницы и условия вашей поставки согласуйте отдельно.

Вопросы и ответы

Можно ли начать запрос, если часть размеров ещё неизвестна?

Можно передать предварительный пакет с отмеченными вопросами. До заказа подтвердите размеры, от которых зависят выбор товара и работы, и укажите, кто их проверяет.

Нужно ли менять весь файл при уточнении одной позиции?

Сохраните код позиции и прежнюю версию. Выпустите понятную действующую версию с записью изменения, чтобы участники знали, какой файл использовать.

Можно ли использовать этот шаблон как готовый договор?

Это структура рабочего задания для согласования состава закупки. Условия договора, оплаты и ответственности проверяются отдельно.

Полезные материалы

• Мебельлюкс: комплектация гостиниц — исходные данные, согласование параметров и отдельные строки расчёта.